Amazon FBA & Pan-EU – The VAT in Spain

Amazon FBA & Pan-EU – The VAT in Spain

We were just in Spain and had the chance to sit down and speak with the German-speaking expert Marcos Vera-Stein (www.steuerberatermallorca.com) from Palma.

He was able to explain to us why the tax registration is so important for FBA-Sellers, whose goods are stored in Spain by Amazon and shipped from there. He also explained to us the challenges that you as Amazon-Sellers can expect to have in Spain. Here are answers to the most important questions:

As an FBA business, why do I have to register for VAT in Spain ?

If you have your merchandise stored in and shipped from Spain as part of the PAN-EU process, you are generating revenue that is taxable in Spain. In order to register this revenue correctly and the incurring taxes, the executive director needs to have a personal tax number in Spain. You will receive this NIE number in the registration process. Non-Spanish citizens can apply at local police stations, either in person or through a Spanish tax consultant. For the registration, however, you will need a certified copy of your personal identity card/passport, as well as a sworn translation of the commercial register extract with an apostille (provided there is an entry in the commercial register). The company will then receive a Spanish tax ID (CIF). Registration at a Spanish Consulate in Germany would be another alternative (only for the NIE). Doing it this way, however, is a lengthy process and a lot more complicated than registering directly in Spain. Issuance of the tax number can take between 3-4 weeks.

 

Please be aware that the tax authority in Spain has all the necessary information, or is able to obtain this information, in order to look for non-registered revenue. You will want to make sure to indicate you tax number, especially with transactions above 1,000 EUR.

 

I have little or no revenue in Spain, do I still have to register? 

Yes, because the Spanish tax authority requires registration even for the smallest transaction. Please also note that with increasing revenue, it becomes more likely that they will check on you and may, if in doubt, require you to disclose your tax returns from the last four years. Then it would be necessary to show a range of invoice numbers without any gaps.

What happens to my income tax or corporation tax in spain?

Unlike the VAT, income tax that you generate from your Spanish warehouses, will have to be reported and paid in Germany. A separate calculation of profits from Spanish sales is not necessary. This only applies, however, when the company has no offices in Spain.

 

When do I need to report and pay the VAT return in Spain?

In principle, the notification period in Spain applies quarterly. However, as an entrepreneur, you can also apply to report and pay your VAT on a monthly basis. The deadline is then the 20th of the following month. This means, you have to report the months of January by February 20, and the first quarter by April 20. The month of July is a special exception, where you are allowed to report until August 31. The payment must also be paid by the 20th of the following month. However, should you intend to pay via direct debiting, you will have to report to the tax office by the 15th of the following month. In order to use direct debiting, you need a Spanish banking account.

 

Muss ich einen steuerlichen Repräsentanten (Fiskalvertreter) in Spanien haben?

 Ja, denn die gesamte Kommunikation erfolgt digital und auf spanisch. Der nationale Repräsentant muss einen elektronischen Zugang zum spanischen Finanzamt einrichten und kann darüber den gesamten Schriftverkehr abwickeln. Dieser erfolgt in Spanien über einen digitalen Postkasten. Außerdem gilt der Repräsentant auch als erster Ansprechpartner für das spanische Finanzamt.

 

Wie läuft eine Umsatzsteuersonderprüfung in Spanien ab?

 Das spanische Finanzamt sendet einen spanischsprachigen Fragebogen zur Klärung des Sachverhalts an den Repräsentanten und setzt eine Frist zur Beantwortung. Es gibt keine persönliche Prüfung vor Ort. Der gesamte Dokumenten- und Datenaustausch erfolgt elektronisch und in spanischer Sprache. Das bedeutet also, dass Eure Ausgangsrechnungen, welche Ihr bei der Teilnahme am PAN-EU Verfahren von Amazon selber erstellen müsst, für die letzten 4 Jahre auf Spanisch ausgestellt sein müssen.

 

Fazit

 Die steuerliche Registrierung für Amazon Pan-EU Händler ist in Spanien zwingend erforderlich. Neben dem Aufwand, der damit verbunden ist, bietet die Teilnahme am PAN-EU Verfahren aber auch seine Vorteile. So werden Eure Produkte in den jeweiligen Ländern als Primeprodukt deklariert und sorgen so für höhere Umsätze. Darüber hinaus werden die Gebühren für das Fullfilment günstiger.

 

AccountOne

Wir helfen Euch bei der steuerlichen Abwicklung eurer Amazonumsätze in Spanien, erstellen automatisch korrekte Rechnungen und kümmern uns um die Bezahlung Eurer Steuern in Spanien. Letzteres erfolgt im Rahmen unseres Cashpools, bei welchem wir die Steuern zentralisiert in Deutschland sammeln und für die fristgerechte Abführung in Spanien sorgen.

 

Vera Stein

Mit unserem Partner Marcos Vera Stein aus Palma de Mallorca stellen wir Euch einen deutschsprachigen Steuerberater in Spanien an die Seite. Wir haben Herrn Stein als aufgeschlossenen und sehr digitalaffinen Steuerberater mit starker Ausprägung für die Beratung seiner Mandanten kennengelernt. Darüber hinaus hat er ein sehr gutes Verständnis für den Alltag von jungen und etablierten Unternehmen aus dem E-Commerce.

 

Gordian Brockstedt

Gordian Brockstedt ist seit 2008 in der Steuerbranche tätig. Seine Ausbildung absolvierte er in einem Flensburger Steuerbüro durchlief anschließend mehrere Stationen in Steuerbüros und der freien Wirtschaft. Über 10 Jahre betreut Gordian Brockstedt bereits Onlinehändler aus Europa, den USA und Asien im Bereich der Buchhaltung und Steuern. Im Jahre 2016 entstand die Idee zu AccountOne die zusammen mit 2 Partnern kurz darauf in die Welt gesetzt wurde.

No Comments

Post a Comment

Comment
Name
Email
Website

*

Newsletter

Schön das du da bist! Wusstest du dass unser Newsletter nur einmal im Monat kommt?

Du erhälst immer die wichtigsten News aus der Szene und zu unserem Programm.

Du kannst dich gleich hier registrieren:

})(jQuery)